Kniha jízd – můžete ji vést v papírové formě, ale i elektronicky

Kniha jízd je v České republice povinnou součástí při využívání motorového vozidla na podnikání, ať už jste plátcem DPH nebo nejste plátcem DPH. Téma knihy jízd se dotýká automobilů, které vlastní firma, ale i soukromých vozidel, které jsou používány k podnikání. 

Kniha jízd slouží k evidenci údajů o provozu motorového vozidla – ať už jde o služební auto nebo soukromé auto používané při podnikání. Knihu jízd lze používat jak v papírové podobě, tak i v elektronické podobě. Pomocí při vedení knihy jízd vám může být aplikace Vezma.com.

Vezma GPS tracking kniha jázd App IOS Android app picture 1
Vezma GPS tracking kniha jízd elektronicky

Kdy je třeba vést knihu jízd?

Knihu jízd obvykle vedou podnikatelé, kteří používají motorové vozidlo k podnikání. Jde plátců DPH ale io neplátce DPH, kteří nepoužívají paušální výdaje. Platí to i pro OSVČ. Aby si podnikatel mohl uplatnit reálné náklady na pohonné hmoty, potřebuje dokladovat provoz motorového vozidla.

Do této skupiny spadají i všichni ti, kteří dokládají dodržování bezpečnosti práce. Jsou to zejména řidiči z povolání, kteří prokazují dodržování bezpečnostních přestávek během jízdy automobilem. První přestávka by měla být totiž nejpozději do 4,5 hodiny od zahájení jízdy na autě. V knize jízd se tento údaj eviduje a kontrola na základě údajů z knihy jízd dokáže zjistit údaj o bezpečnostní přestávce během jízdy automobilem.

Vezma GPS tracking kniha jázd App IOS Android app picture 2
Vezma GPS tracking kniha jízd elektronicky je automatická

Co musí obsahovat kniha jízd?

Každá jízda podnikatele automobilem by měla být evidována, ať už v papírové podobě nebo elektronickým systémem – aplikací na evidenci knihy jízd. Při evidenci provozu motorového vozidla v knize jízd jsou zapotřebí následující údaje:

– datum jízdy,

– čas odjezdu a příjezdu, kdy cesta autem začala a skončila

– počáteční polohu – bod jízdy a konečný bod jízdy,

– účel cesty,

– počet ujetých kilometrů podle stavu tachometru

– bezpečnostní přestávky během jízdy (třeba uvést čas začátku a konce přestávky)

– záznam a dokladování o čerpání pohonných hmot (počet litrů a cena).

Kniha jízd by měla obsahovat údaje o vozidle a to zejména typ vozidla, SPZ a průměrnou spotřebu podle technického průkazu.

Vezma GPS tracking kniha jázd App IOS Android app picture 6
Vezma GPS tracking kniha jízd se dá propojit cez Bluetooth i cez nabíjaní

Důležité je, abyste evidenci jízdy do knihy jízd zaznamenali okamžitě po příchodu z cesty, abyste na nějaké údaje nezapomněli. Pokud jste řidič z povolání a knihu jízd musíte vést z bezpečnostních důvodů, je třeba ji vést každý den, zpětně nelze záznamy provádět.

Jaká forma vedení knihy jízd je přijatelnější?

Existuje několik způsobů, jak vést knihu jízd. Můžete si pořídit tiskopisy, které obsahují potřebné údaje, kde jen doplňujete potřebné informace z jízdy, také je možné vést knihu jízd formou zápisu dat například do sešitu. Stále více však podnikatelé sázejí na vedení evidence provozu motorového vozidla – knihy jízd – elektronickou formou.

Existují některé účetní programy, které mají knihu jízd přímo ve svém jádru, ale použít můžete i aplikaci na webu nebo přímo v telefonu.

Paušální výdaje a vedení knihy jízd

Podnikatelé a OSVČ mohou využívat i paušální výdaje na pohonné hmoty a odpočet DPH. Zde však povinnost vedení knihy jízd neodpadá, protože podnikatel musí dokladovat využití vozidla jako pro podnikatelské účely, tak i pro soukromé účely. Vhodným způsobem je tedy tento proces zautomatizovat a v případě kontroly prokázat výdaje elektronickou formou nebo v papírové podobě.

Elektronická forma má však několik výhod, protože je časově méně náročná, je přesnější a v případě využívání vozidla více osobami (majitel, zaměstnanci, účetní) je elektronická forma efektivnější a přesnější.

Vedení knihy jízd pro podnikatele i OSVČ s aplikací Vezma.com

Kniha jízd je důležitým nástrojem na dokazování výdajů za pohonné hmoty při uplatnění daňových výdajů (při dani z příjmů) jakož i pro uplatňování nároku na odpočet DPH (při dani z přidané hodnoty). Je důležitou součástí i při prokazování bezpečnostních přestávek během jízdy při kontrole z finančního úřadu nebo úřadu bezpečnosti práce.

Vezma com web
Vezma.com poskytuje rozhraní i na webu

Knihu jízd lze vést písemnou formou na tiskopisech vytvořených svépomocí, například v Excel tabulce, v samostatných sešitech s rozdělením na kolonky nebo na hotových tiskopisech. Nejlepší formou, jak vést knihu jízd se z časového hlediska jeví však elektronická forma.

Optimalizované využívání vozidel s aplikací Vezma.com

Možností, jak spojit internetové rozhraní knihy jízd a zároveň mít svou knihu jízd v mobilním zařízení iOS nebo Android je Vezma.com. Množství údajů se eviduje automaticky a aplikace může reagovat jednoduchým způsobem na začátek a konec jízdy autem.

Vedení knihy jízd v aplikaci Vezma.com v elektronické podobě probíhá po nastaveních základních údajů automaticky. Na základě pohybu vozidla přes GPS aplikace vezmou sleduje pohyb, polohu a jízdu motorového vozidla.

Další možností je vyplnění elektronického formuláře a údajů, na základě kterých dochází k automatickému výpočtu spotřeby. Využívané jsou také inteligentní formuláře, při kterých se vypočítává vzdálenost a eviduje se stav tachometru podle zadaných údajů.

Vezma com kniha jázd a GPS sledovanie vozidiel za účelom sledovania spotreby pohonných hmôt a odpočet DPH
Vezma com kniha jízd a GPS sledování vozidel s účelem sledování spotřeby PHM

Výhodou elektronické formy vedení knihy jízd je nesporně i manažerské využití sledování vozidel a eliminování nákladů na neefektivní využívání vozidel a jejich plného obsazení. Mobilní aplikace a webové rozhraní vezme si najde uplatnění jak pro OSVČ, tak pro malé firmy.

Využití aplikace Vezma.com najdete i ve velkých dopravních společnostech, kde se dá vedením knihy jízd v elektronické formě nejen splnit zákonnou povinnost, ale já optimalizovat využití vozového parku a obsazenost vozidel.