Ako si zriadiť knihu jázd cez aplikáciu a na webe podľa zákona o dani a na účely DPH?

Legislatíva Slovenskej republiky umožňuje v daňových zákonoch podnikateľom uplatniť si náklady na nákup pohonných látok. Majú možnosť viesť si knihu jázd a zahrnúť ich do daňových výdavkov formou paušálnych výdavkov, alebo na základe dokladov o nákupe pohonných látok.

Na tento účel je potrebné dokladovať trasu cez satelitný systém sledovania prevádzky polohy. Vtedy sa nevyžaduje vedenie knihy jázd. Pri preukazovaní na základe spotreby uvedenej v technickom preukaze je potrebné knihu jázd viesť.

Podnikatelia si môžu vybrať spôsob, akým budú preukazovať spotrebované pohonné hmoty. Pri viacerých automobiloch sa môže na každý z nich použiť iný spôsob evidencie. Dôležité je však mať vždy doklad o zaplatení za pohonné látky pre automobil.

Výdavky na spotrebované pohonné hmoty látky podľa spotreby v technickom preukaze

Podnikatelia si môžu uplatniť výdavky na pohonné hmoty podľa spotreby v technickom alebo inom dokumente. Ceny pohonných látok sú platné v čase ich nákupu, prepočítané podľa spotreby dokumente o evidencii alebo v technickom preukaze. V ostatných prípadoch, keď sa spotreba nezhoduje s technickými údajmi o vozidle v dokumentoch preukazujúcich spotrebu, sa postupuje podľa dokladu, vydaného osobou s autorizáciou, preukazujúceho inú spotrebu pohonných látok.

www.vezma.com
www.vezma.com

Pri nákladných automobiloch alebo pracovných mechanizmoch sa postupuje podľa preukázanej spotreby vrátane spotreby podľa vnútorných noriem. Tu je však povinnosť viesť knihu jázd.

Výdavky na základe dokladov o nákupe pohonných hmôt do výšky vykázanej zo satelitného systému GPS sledovania vozidiel

Podnikatelia si môžu uplatniť výdavky na pohonné hmoty podľa bločkov o nákupe až do výšky hodnoty vykázanej zo satelitných systémov na sledovanie prevádzky motorových vozidiel.

Podnikateľ, ktorý prevádzkuje vozidlo vybavené prístrojom GPS na sledovanie pohybu automobilu a zároveň vytvára evidenciu jázd vozidla je technicky nenáročné riešenie. Podnikateľ si uplatňuje výdavky na nákup spotrebovaných pohonných hmôt. V knihe jázd sa sleduje aj účel cesty a uplatňujú sa preukázateľne spotrebované náklady na pohonné hmoty.

Paušálne výdavky do výšky 80 % z celkového nákupu pohonných látok

Podnikatelia si môžu uplatniť paušálne výdavky až do 80 % z celkového preukázateľného nákupu pohonných látok. Eviduje sa nákup uskutočnený počas príslušného zdaňovacieho obdobia podľa počtu najazdených kilometrov a stavu tachometra pre každé motorové vozidlo.

Podnikateľ vychádza z údajov podľa najazdených kilometrov, ktoré zistí zo stavu tachometra na začiatku a na konci príslušného zdaňovacieho obdobia. Kilometre sleduje na každom vozidle zvlášť a podnikateľ nemusí viesť knihu jázd.

Kniha jázd a GPS sledovanie vozidiel sa dá prevádzkovať na webe aj v aplikácii pre iOS a Android
Kniha jázd a GPS sledovanie vozidiel sa dá prevádzkovať na webe aj v aplikácii pre iOS a Android

Ak sa vozidlo využíva len na podnikanie, je možné uplatniť si výdavky za pohonné hmoty do výšky 80% z celkového nákupu. Ak sa vozidlo používa aj na súkromné účely, môžu sa uplatniť výdavky len vo výške, v akej ho používa v súvislosti s podnikaním do výšky 80% z celkového preukázaného nákupu pohonných hmôt.

Dilema v podobe služobného vs. súkromného účelu využívania motorového vozidla

Pri využívaní motorového vozidla dochádza ku dileme, ak sa vozidlo využíva aj na súkromné aj na služobné účely. Pri uplatňovaní výdavkov za pohonné hmoty by sa malo vychádzať z pomeru využívania vozidla pre tieto dva účely. Maximálna výška je vždy 80 percent z preukázaných nákladov na nákup pohonných hmôt. Ak je teda pomer 60 % na služobné účely a 40% na súkromné účely, mali by sa uplatniť výdavky len vo výške 60 %.

Vhodným spôsobom je ošetrenie v podobe interného predpisu, ktorý je dostatočným dokladom aj v prípade daňovej kontroly. Interný predpis by mal obsahovať pomer používania vozidla na súkromné a služobné účely a uplatňovať si podľa toho výdavky na pohonné hmoty v podobe paušálnych výdavkov až do výšky 80% z nákupu pohonných hmôt za zdaňovacie obdobie podľa stavu tachometra.

Ako viesť knihu jázd výdavkov na pohonné hmoty pre vozidlá?

Vedenie knihy jázd nie je povinnosťou vyplývajúcou zo zákona. Potrebné je jedine vtedy, ak si chcete uplatniť výdavky na pohonné hmoty. Kniha jázd sa stáva akousi evidenciou o tom, koľko jázd a v akej vzdialenosti boli jazdy vykonané na podnikateľské účely a koľko bolo spotrebovaných pohonných hmôt.

Podnikateľ si môže vykázať ako jazdy na vlastných vozidlách, ale aj na vozidlách pri lízingu. Pri každom vozidle sa môže uplatňovať vlastné vykazovanie spotreby pohonných hmôt vyplývajúce zo zákonných možností.

Ak je vozidlo v majetku podnikateľa a je používané na podnikateľské účely

Prvým a odporúčaným spôsobom je evidencia pohybu vozidla na základe satelitného systému na sledovanie pohybu vozidiel. Výhodou je presné zaznamenanie jazdy do systému a nie je potrebné evidovať knihu jázd, nemusí sa preukazovať koľko pohonných hmôt bolo spotrebované.

Druhou možnosťou ostávajú paušálne výdavky. Tie sa môžu uplatniť až do výšky 80% z preukázaného nákupu. Táto možnosť však nie celkom najvýhodnejšia, sú lepšie a efektívnejšie spôsoby, ako si uplatniť výdavky na pohonné hmoty.

 

Vezma com kniha jázd a GPS sledovanie vozidiel za účelom sledovania spotreby pohonných hmôt a odpočet DPH
Vezma com kniha jázd a GPS sledovanie vozidiel za účelom sledovania spotreby pohonných hmôt a odpočet DPH

Najvýhodnejším spôsobom, ako si uplatniť výdavky na spotrebu pohonných hmôt je uplatnenie výdavkov za spotrebu uvedenú v technickom preukaze alebo osvedčení o evidencii vozidla. Ceny pohonných hmôt sú platné v čase ich nákupu. Pri tejto možnosti je potrebné viesť knihu jázd a výdavky sa preukazujú dokladmi o nákupe pohonných hmôt.

Súkromné používanie motorového vozidla a výdavky na pohonné hmoty

Prvou možnosťou je uplatnenie nákladov a výdavkov na pohonné hmoty s vedením knihy jázd. Tu sa uplatňuje náhrada vo výške 0,183€/km spolu s nákupom pohonných hmôt podľa ceny v čase nákupu.

Druhou formou sú paušálne výdavky vo výške 50 % z celkových preukázateľných nákladov na pohonné látky. Kontroluje sa aj tachometer a ten by mal zodpovedať približne stavu vynaložených nákladov. Vedenie knihy jázd nie je potrebné.

Údaje na uplatnenie výdavkov za pohonné látky, ktoré by mala kniha jázd obsahovať

  • Spotreba podľa technického preukazu alebo o evidencii vozidla,
  • vedenie stavu tachometra,
  • dátum cesty,
  • počet najazdených kilometrov na každú jazdu,
  • počiatočný bod a konečný bod cesty,
  • čas trvania cesty,
  • účel cesty súvisiacej s podnikaním,
  • evidencia zakúpených pohonných hmôt,
  • spotrebované pohonné hmoty podľa normovanej spotreby motorového vozidla.

Evidencia knihy jázd sa dá viesť rôznymi spôsobmi. Môže sa využiť tabuľkový editor, evidencia pomocou pripravených tlačív alebo sa môže na účel vedenia knihy jázd vozidla využiť dostupný softvér alebo aplikácie. Samotný obsah knihy jázd je dôležitejší ako jej forma vedenia.

V praxi existuje niekoľko dostupných systémov a platených softvérov, ktoré dokážu knihu jázd prepojiť priamo s účtovníctvom firmy. Existujú však aj dostupnejšie riešenia, ktoré sa dajú využiť cez internet a v mobilných telefónoch. Mnohé z nich sa dajú automatizovať.

Vedenie knihy jázd pre podnikateľov s aplikáciou Vezma.com

Kniha jázd je dôležitým nástrojom na dokazovanie výdavkov za pohonné hmoty pri uplatnení daňových výdavkov (pri dani z príjmov) ako aj pre uplatňovanie nároku na odpočet DPH (pri dani z pridanej hodnoty).

Knihu jázd je možné viesť písomnou formou na tlačivách vytvorených svojpomocne, napríklad v Excel tabuľke alebo na hotových formulároch. Druhou možnosťou je vedenie knihy jázd elektronickou formou.

Možnosťou, ako spojiť internetové rozhranie knihy jázd a zároveň mať svoju knihu jázd v mobilnom zariadení iOS alebo Android je Vezma.com .

Vedenie knihy jázd v elektronickej podobe prebieha po nastaveniach základných údajov automaticky. Na základe pohybu vozidla cez GPS aplikácia Vezma sleduje pohyb, polohu a jazdu motorového vozidla a toto sledovanie prebieha automaticky na základe sledovania vozidla cez GPS senzory v mobilnom zariadení.

Ďalšou možnosťou je vyplnenie elektronického formulára a údajov na základe ktorých dochádza k automatickému výpočtu spotreby. Využívané sú aj inteligentné formuláre, pri ktorých sa vypočítava vzdialenosť a eviduje sa stav tachometra podľa zadaných údajov.

Výhodou elektronickej formy vedenia knihy jázd je nesporne aj manažérske využitie sledovania vozidiel a eliminovanie nákladov na neefektívne využívanie vozidiel a ich plného obsadenia. Mobilná aplikácia a webové rozhranie Vezma si nájde uplatnenie od malých firiem až po veľké dopravné spoločnosti prevádzkujúce desiatky alebo stovky vozidiel.